WBSO aanvraag ingediend, wat nu in 3 stappen?

Na de laatste vergadering met je collega’s over de start van je innovatietraject is het dan zover: je hebt de WBSO aanvraag ingediend! Maar hoe gaat het nu verder? Wanneer mag je de subsidie verrekenen en vanaf wanneer mag je aan de slag? In deze blog leggen we de belangrijkste stappen uit die volgen nadat de WBSO aanvraag is ingediend.

Stap 1: De aanvraag wordt beoordeeld door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

Je hebt jouw WBSO aanvraag ingediend. Als de RVO je WBSO aanvraag heeft ontvangen via jou of jouw intermediair, dan zal de RVO gaan beoordelen of de aanvraag goedgekeurd kan worden aan de hand van de beoordelingscriteria. Hierbij kan het zijn dat je aanvraag nog te onduidelijk of nog incompleet is. In dat geval neemt de RVO contact met je op om aanvullende vragen te stellen. Als je met een intermediair werkt, dan zal de RVO contact opnemen met je intermediair. Het goedkeuren van je aanvraag gaat zo snel mogelijk, onze ervaring is echter dat de grote hoeveelheid aanvragen die de RVO moet verwerken er weleens voor kan zorgen dat het enorm verschilt hoelang de goedkeuring kan duren.

Hierbij streeft de RVO ernaar om ieder dossier altijd afgehandeld te hebben binnen 3 maanden vanaf de start van de aanvraagperiode. Is de aanvraag afgewezen? Dan zal de RVO je hier ook van op de hoogte brengen, waarbij je nog de mogelijkheid hebt om bezwaar in te dienen. Op het moment dat je aanvraag is goedgekeurd, ontvang je een S&O verklaring (link naar artikel S&O verklaring). Hierin staat beschreven hoeveel jouw fiscale voordeel vanuit de WBSO subsidie gaat zijn en hoe je deze dient te verrekenen.

Let op: de werkzaamheden hoeven niet te wachten op de goedkeuring vanuit de RVO, je kunt beginnen met de werkzaamheden op de datum die je aangeeft als je de WBSO aanvraag indient.

Stap 2: Het verrekenen van het fiscale voordeel en het bijhouden van de administratie.

Nadat je aanvraag is goedgekeurd en de S&O verklaring binnen is kan je beginnen met het verrekenen van de fiscale voordelen. Hoe dit precies gaat, lees je in de WBSO-handleiding van de RVO of in onze blog over fiscale WBSO voordeel verrekenen. Daarnaast is het belangrijk dat jouw S&O-administratie vanaf nu in orde is. Hierin verantwoordt je de gemaakte uren en gemaakte kosten en uitgaven.

Voor een uitgebreid stappenplan voor het bijhouden van uw urenadministratie kan je in onze blog meer informatie vinden. Het bijhouden van een juiste administratie is niet alleen voor je eigen overzicht, het kan namelijk zo zijn dat de RVO een WBSO audit uitvoert. Hierin controleren ze de uitgevoerde werkzaamheden aan de hand van de administratie of komen ze controleren in hoeverre de ontwikkeling uitgevoerd wordt zoals omschreven. Heb je verder nog vragen over het verrekenen van het fiscale voordeel of over het bijhouden van de administratie? Neem dan eens contact met ons op: we denken graag even met je mee.

Stap 3: Het melden van de realisatie.

In het eerste kwartaal van het volgende jaar is het tijd om aan de RVO door te geven in hoeverre er van de aangevraagde gesubsidieerde uren afgeweken is. Dit noemt de RVO de realisatie melden. Het komt erop neer dat je uiterlijk 31 maart de gerealiseerde uren van vorig jaar doorgeeft. Ook hierbij kan jouw intermediair je helpen, waarbij het vooral handig kan zijn om samen nog eens te kijken of je urenregistratie klopt.

Je kunt ook het stappenplan van de RVO volgen. Nadat je de realisatie gemeld hebt gaat de RVO kijken wat het verschil is tussen de ingeschatte uren en de gerealiseerde uren: heb je er meer uren aan besteedt dan verwacht, dan zal je hier geen extra compensatie voor ontvangen. Heb je echter te weinig uren gerealiseerd, dan zal de RVO het fiscale voordeel van deze uren terugvorderen.

Hopelijk geeft deze blog je inzicht in het proces ná de aanvraag en kun je hiermee goed geïnformeerd aan de slag met jouw innovatieproject. Wij zijn altijd bereid je te helpen waar nodig.