WBSO-urenregistratie-snel-overzichtelijk-en-RVO-proof

WBSO urenregistratie: Snel, overzichtelijk en RVO-proof

Jouw WBSO urenregistratie snel, overzichtelijk en RVO-proof op zetten? Wij nemen je mee in hoe dit te doen! Je hebt de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) aanvraag zelf of in samenwerking met je intermediair ingediend en hierop succesvol een bevestiging van goedkeuring ontvangen vanuit het RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland). Je kunt nu gesubsidieerd aan de slag gaan met het goedgekeurde S&O project.

Maar tijdens het project dien je je aan een aantal administratieve vereisten te houden die zijn opgesteld vanuit het RVO. Zie dit als de voorwaardes voor de goedgekeurde WBSO aanvraag. Eén van deze vereisten is de urenregistratie. Subsidie Op Maat neemt je mee in hoe je jouw WBSO urenregistratie snel, overzichtelijk en volgens RVO richtlijnen kunt opstellen.

Een aantal vuistregels als het gaat om de WBSO urenregistratie:

  • De manier van vastleggen staat vrij voor de ontvanger van de S&O. Dit kan dus in een Excelsheet zijn, een eigen tijdregistratieprogramma of zelfs gewoon op papier.
  • Urenregistratie voor een S&O project dient tot minimaal 7 jaren na afloop van een project bewaard te blijven.
  • Gemaakte uren moeten binnen tien werkdagen in de urenadministratie vastgelegd zijn.
  • Alleen medewerkers op de eigen loonlijst kunnen uren registreren.
  • Een registratie van meer dan 8 uur per dag is alleen mogelijk als de extra uren ook daadwerkelijk worden uitbetaald. Hanteert de onderneming een tijd voor tijd compensatie voor alle meer gewerkte uren dan 8 per dag, dan kun je dus maximaal 8 uur per dag registreren in de WBSO urenregistratie.
  • Binnen een S&O-verklaring mag je met de S&O-uren schuiven tussen projecten. Wanneer je bijvoorbeeld aan een project minder tijd besteedt, mag je de resterende uren van dat project overhevelen naar één of meer andere goedgekeurde S&O-projecten die meer uren vragen in hetzelfde fiscale jaar.
  • De RVO hanteert een FTE richtlijn van 1.750 werkuren per jaar. Registreer je dus meer uren, dan zal dit vraagtekens oproepen bij de RVO.
  • Tot slot; registreer geen S&O uren op ziekte en/of verlofdagen. U kunt tijdens een WBSO audit een cross-check krijgen waarbij uw bedrijfsadministratie naast uw WBSO-administratie gelegd wordt.

Het bijhouden van de werkzaamheden

Maak het jezelf gemakkelijk door regelmatig, bijvoorbeeld wekelijks, de WBSO administratie bij te werken. Hiermee voorkom je dat bij het door elkaar lopen van verschillende werkzaamheden er verwarring ontstaat over wat, wanneer, en in welk project heeft plaatsgevonden. Het staat iedere deelnemer aan het project vrij zelf zijn WBSO urenregistratie bij te houden.

Het is vanuit de RVO niet verplicht om dit door één projectmanager te laten doen. Wij adviseren de urenregistratie wél centraal te houden, en dus uit te laten voeren door één persoon voor heel het project. Bepaal dit vooraf aan het project wie welke rol vervuld. Door de WBSO urenregistratie centraal te registreren verminder je de kans op ruis, interpretatieverschillen of het vergeten te documenteren van project-uren.

WBSO urenadministratie

In de WBSO-administratie ligt dus vast op welke dagen welke medewerker S&O heeft verricht. Maar ook hoeveel uur dit per dag heeft gekost. De combinatie van het bijhouden van de werkzaamheden met de daarbij behorende uren zorgen ervoor dat je een kloppende en RVO-proof WBSO urenregistratie hebt.

Wij adviseren om ook de uren die niet in het teken staan van de WBSO door de deelnemer op project te registeren. Hierdoor voorkomt u blindpots in de urenregistratie. Bij dezen ‘niet project uren’ ben je niet verplicht aan te geven wat de werkzaamheden zijn geweest in deze tijd.

Nadat er door één van de projectleden uren zijn besteed aan het WBSO-project dienen deze binnen 10 werkdagen geregisterd te worden in de projectadministratie. Vandaar dat wij adviseren om wekelijks de administratie bij te werken. Vermeld in deze wekelijkse projectadministratie ook wanneer een project lid ziek is geweest en/of verlof heeft opgenomen.

De urenregistratie hoeft niet aan het RVO te worden toegezonden. De WBSO urenregistratie moet wel beschikbaar zijn als de RVO een audit wilt komen doen. Vanuit het RVO is een Excel template ter beschikking gesteld die voldoet aan alle voorwaardes als het gaat om de WBSO urenregistratie. Gebruik dit document om snel, overzichtelijk en volgens de richtlijnen te werken. Heb je vragen over het registreren van de uren op een WBSO project neem dan contact met ons op. Subsidie Op Maat ondersteund in het volledige traject van WBSO aanvraag tot administratie.

Neem contact met ons op

Samen kijken we naar de huidige werkzaamheden en projecten om subsidiemogelijkheden voor jou te vinden, er over mee te denken of te ondersteunen.