WBSO Audit: 5 tips voor een succesvolle audit

Ben je al bezig met een WBSO-subsidie project?

Dan kan het zijn dat jouw administratie nog wat werk vereist. Maar omdat het wel de bedoeling is dat jouw innovatieve traject goed verloopt, kan het zijn dat de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) een controle bezoek aankondigt. Ook wel een WBSO audit genoemd.

Tijdens een audit kijken ze mee naar de vooruitgang van het project. Hierbij is het natuurlijk van belang dat jij als ondernemer, ZZP’er of R&D medewerker goed duidelijk kunt maken waar je mee bezig bent geweest, wie daaraan mee heeft geholpen en hoeveel uren er tot nu toe in het project zitten. Dit geeft de RVO de zekerheid dat het traject goed zal verlopen en hopelijk tot een mooie innovatie zal leiden.

Wat is een WBSO audit

De RVO kijkt bij een WBSO audit naar één van de volgende twee zaken:

• Is de administratie op orde?
• Wordt de ontwikkeling uitgevoerd en wordt deze uitgevoerd zoals omschreven in de WBSO-aanvraag?

Om deze twee situaties voor te zijn geven we je hierbij vijf tips om de WBSO audit soepel te laten verlopen:

Tip 1: Zorg dat de uren-administratie overzichtelijk en zo compleet mogelijk is.

De RVO wil graag weten wie er aan welk deel van het project hoeveel uur heeft besteed en wanneer deze uren hebben plaatsgevonden. Een hele mondvol, maar het komt erop neer dat je vast moet leggen wat er gedaan is en door wie. Hierbij kun je je eigen uren-administratie gebruiken als je die hebt, anders kun je ook het RVO Excel model gebruiken. Hierin kun je per maand vastleggen wat er gedaan is. Deze kun je dan per collega bijhouden en is bij al onze andere klanten en projecten goedgekeurd door de RVO. Voor meer informatie over de WBSO urenregistratie en hoe dit te doen bezoek je onze blog.

Tip 2: Zorg dat de uren-administratie matcht met de loonlijst.

Hierbij is het van belang dat de collega’s die je hebt vermeld op de urenregistratie terug te vinden zijn op de loonlijst. Hierbij kan het zijn dat er gekeken wordt of die collega’s ook gewerkt hebben op de uren die je aan hebt gegeven in de urenregistratie. Zorg er dus voor dat je urenadministratie strak wordt bijgehouden. Eventueel apart van de normale urenadministratie van het bedrijf.

Tip 3: Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk opschrijft, fotografeert, filmt, opneemt of vastlegt op een andere manier.

De RVO komt tijdens een WBSO audit om te kijken of je project goed verloopt. Logischerwijs willen ze dan zien wat je gedaan hebt. In het geval dat je niet zoveel hebt om te laten zien, kan het zijn dat dit vraagtekens oproept bij de RVO. Waarom is er niets van te zien? Hoe zijn die uren te verklaren? Hierbij is het niet zo dat de RVO verwacht dat je minimaal zoveel foto’s of zoveel A4’tjes hebt, ze willen gewoon graag zien wat je gedaan hebt. Maak het daarom een vast onderdeel van de werkwijze om zoveel mogelijk materiaal te verzamelen en digitaal of fysiek in een doos of map vast te leggen!

Stap 4: Zorg ervoor dat de juiste personen aanwezig zijn tijdens een WBSO audit.

De RVO wil graag horen in de audit hoe het traject verloopt en om daarvoor de juiste persoon uit te zoeken kan een flink verschil maken. Hierbij is het belangrijk dat de persoon in kwestie afweet van de verschillende onderdelen van het traject, kennis heeft van de huidige status en de stukken begrijpt die je van plan bent te overhandigen als bewijs van je werkzaamheden. Op deze manier maak je op een gemakkelijke manier duidelijk dat je weet waar je mee bezig bent en dat het traject goed verloopt.

Stap 5: Overleg voor de audit met je WBSO-adviseur.

Twijfel je nog of je urenregistratie, je prototype of je papierwerk goed genoeg omschreven is om de RVO te overtuigen van je voortgang? Zorg er dan voor dat je samen met je WBSO-adviseur doorneemt hoe het ervoor staat. Zij kunnen goed inschatten of je nog aanpassingen moet doen en of je de RVO nog beter kunt informeren over je werkzaamheden tijdens een WBSO audit.

Heb je geen WBSO-adviseur? Neem dan eens contact op met ons! Subsidie op Maat rondt al jaren succesvol WBSO aanvragen af, waarbij controles altijd soepel verlopen. Om je twijfels weg te nemen kunnen we met je doornemen hoe de administratie ervoor staat en of je nog iets aan kunt passen om de WBSO audit voor jezelf en voor de RVO makkelijker te maken.