Je WBSO aanvraag laten slagen met deze 7 tips

Een WBSO aanvraag indienen? Met deze 7 tips leg je de basis.

Wat gaan de doelen voor 2022 worden en hoe blijf je de concurrentie voor? Voor 2022 is er door het RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) 1.336 miljoen euro ter beschikking gesteld ter stimulering van speur & ontwikkelingswerk (S&O) oftewel de WBSO. Geld dat ter beschikking is gesteld om jouw onderneming te helpen in research & development (R&D) werkzaamheden in 2022.

Tip 1: Controleer of het project in aanmerking komt voor WBSO

De eerste en belangrijkste vraag die gesteld moet worden is of er een project is binnen de organisatie die in aanmerking komt voor de WBSO. De WBSO subsidie helpt bedrijven door het toekennen van een fiscaal voordeel om de kosten voor speur- en onderzoekswerk te beperken. Een WBSO subsidie kan echter alleen worden gegeven aan een onderneming die doet aan productontwikkeling, productinnovatie, of de ontwikkeling van technisch vernieuwende software.

Valt het project niet binnen deze kaders, dan zal de WBSO aanvraag worden afgewezen door het RVO. Is er begin 2022 nog geen project in ontwikkeling binnen de organisatie? Dan is dit geen obstakel. Twijfel je over de haalbaarheid van jouw WBSO aanvraag, bijvoorbeeld of deze binnen de gestelde kaders voor de WBSO subsidie valt vanuit het RVO? Neem dan contact op met Subsidie op Maat om samen de aanvraag te beoordelen.

Tip 2: Invullen van de WBSO aanvraag

Valt het project niet binnen deze kaders, dan zal de WBSO aanvraag worden afgewezen door het RVO. Is er begin 2022 nog geen project in ontwikkeling binnen de organisatie? Dan is dit geen obstakel. Twijfel je over de haalbaarheid van jouw WBSO aanvraag, bijvoorbeeld of deze binnen de gestelde kaders voor de WBSO subsidie valt vanuit het RVO? Neem dan contact op met Subsidie op Maat om samen de aanvraag te beoordelen.

Tip 3: De juiste medewerkers

Voor het aanvragen (en uiteraard uitvoeren) van een WBSO project, is het van belang om de juiste medewerkers in dienst te hebben. De medewerkers (of de zelfstandige) moet de kennis en kunde hebben om aan de innovatie te kunnen werken.

Ook is het een voorwaarde van het RVO dat ontwikkelingswerkzaamheden in de Europese Unie (EU) plaats moeten vinden. De werknemers die aan de WBSO projecten werken, moeten dus fysiek in de EU zijn. Op afstand of hybride werken buiten de EU is dus niet toegestaan. De werknemers moeten in loondienst zijn en jouw bedrijf moet daarvoor in Nederland loonheffing afdragen. Dan is er nog een laatste kanttekening: sinds de Brexit valt het Verenigd Koninkrijk niet meer onder de EU. Werknemers werkend vanuit het VK kunnen dus ook niet op de WBSO-aanvraag worden ingediend.

Voor 2021 en 2022 geldt dat Burgerservicenummers moeten worden gemeld in het (oude) eLoket. Voor uw WBSO aanvraag in 2022 geef je de BSN-nummers door van het jaar 2020.

Tip 4: De regime keuze

Check uw ‘regimekeuze’ ook wel uw financiële tegemoetkoming. Afhankelijk van of u verwacht veel kosten te maken in de loop periode van uw WBSO-aanvraag kunt u kiezen tussen de forfaitaire variant of voor de daadwerkelijke inschatting van kosten en uitgaven. Dit is een belangrijke keuze die u aan het begin van de jaar kiest, aangezien het gekozen regime voor het gehele kalenderjaar geldt. Kijk dus ook goed naar welke kosten en uitgaven u verwacht te maken binnen het kalenderjaar en de aanvraagperiode. Baseer hierop uw forfaitaire of daadwerkelijke kosten- en uitgave keuze.

Tip 5: WBSO kalender

Het indienen van de WBSO aanvraag kan op verschillende momenten. Dit is afhankelijk van allereerst de bedrijfsstructuur. Ondernemingen met personeel kunnen de aanvraag uiterlijk de dag voorafgaand aan de aanvraagperiode indienen. Maar hierop is één uitzondering. Start de aanvraag op 1 januari? Dan dient de aanvraag uiterlijk de 20ste van december te zijn ingediend. Dien je de aanvraag na deze datum in, verschuift de aanvangsdatum van het project op naar 1 februari.

Ben je een ondernemer zonder personeel? Dan start de aanvraagperiode vanaf de datum dat je de aanvraag indient tot het einde van het kalenderjaar.

Ook is het belangrijk om te weten dat de periode waarin een project uitgevoerd wordt minimaal 3 en maximaal 12 maanden moet/kan duren. Houdt hier ook rekening mee met de invulling van de projecturen. Duurt een project langer dan 12 maanden, moet er een verlenging worden aangevraagd.

Tip 6: WBSO-aanvraagportaal

Het RVO heeft ter verbetering van haar dienstverlening haar oude eLoket vervangen voor het nieuwe aanvraagportaal. Het is hiermee vanaf 1 september 2021 van belang dat jouw WBSO aanvragen niet langer via het eLoket indient, maar dus via het nieuwe aanvraagportaal.

Hoe werkt het nieuwe aanvraagportaal met jouw WBSO aanvraag; Allereerst verloopt vanaf heden alle communicatie over uw aanvraag digitaal. U zult email ontvangen vanaf het [email protected] email adres. Let er goed op dat deze email niet in je spam box terecht komen of hier blijven hangen.

Doordat u geen post meer ontvangt van het RVO adviseren we je meerdere medewerkers toegang te verlenen tot de inbox waarop de [email protected] email binnenkomen. Het RVO gebruikt het email adres dat is opgegeven op de WBSO aanvraag.

Kom je in tijdnood met het indien van uw aanvraag? Bekijk dan onderstaande video waarin u binnen het aanvraagportaal wordt uitgelegd hoe je een vormvrije aanvraag kunt indienen.

Tip 7: eHerkenning3, intermediairs en ketenmachtiging

Voor het indienen van de WBSO aanvraag heb je, mede door het nieuwe aanvraagportaal, een eHerkenning niveau 3 (eH3) nodig. Controleer binnen de organisatie wie deze erkenning beheert en bespreek hoe je gezamenlijk deze herkenning kunt gebruiken om de WBSO aanvraag af te ronden.

Is er voor de WBSO-subsidie de hulp ingeschakeld van een intermediair? Dan heeft de intermediair een ketenmachtiging nodig per 2022.

Het indienen van een geslaagde WBSO-aanvraag is een tijdrovende en intensieve klus. Wel een klus die loont voor de organisatie of zzp’er. Het helpt je met net dat steuntje in de rug om de concurrentie de loef af te steken door te kunnen innoveren en ontwikkelen. Wil je meer zekerheid dat jouw project of aanvraag wordt goedgekeurd, neem dan contact op met Subsidie Op Maat. Wij helpen je met een complete WBSO-aanvraag voor jouw onderneming.