Handleiding: WBSO aanvraag in 8 stappen (2024 update)

Veel bedrijven raken overweldigd in subsidieland. Niet geheel ondenkbaar, met heel wat regels en randvoorwaarden is het ook niet niks. En heel eerlijk; ondernemers willen gewoon ondernemen. Om die reden nemen wij dit gehele proces van hen over. Maar om alles iets makkelijker te maken wat betreft de WBSO-subsidie, hieronder een handleiding voor jouw WBSO aanvraag in 8 stappen.

Stap 1: Starten met het project

Je wilt met jouw onderneming S&O (speur- en ontwikkelingswerk) verrichten. Dit wordt ook wel R&D genoemd (research en development). Je weet echter niet precies of jouw project in aanmerking komt voor de WBSO-subsidie. Om te beginnen kun je de regelhulp invullen van de rijksoverheid. Je weet dan aan de hand van een aantal vragen of je de WBSO aanvraag kunt inzetten en welk financieel voordeel je hiermee kunt krijgen. Als het antwoord nee is, doe dan een belletje naar SOM! Dan kijken we samen aan welke voorwaarden je moet voldoen en hoe we jouw onderneming hier naartoe kunnen krijgen.

Stap 2: WBSO aanvraag indienen

Je kunt je WBSO aanvraag doen met eHerkenning niveau 3 op het aanvraagportaal van de RVO. Als je in 2021 al WBSO-subsidie hebt ontvangen dien je, naast je WBSO aanvraag, ook BSN-nummers aan te leveren van je S&O-medewerkers van dat jaar. Het RVO kijkt altijd naar BSN-nummers van 2 jaar ervoor en berekend een gemiddelde over hun salaris. Heb je nog geen S&O werk verricht twee jaar geleden? Dan ontvang je het forfaitaire bedrag van 29,-. Let wel op dat je dus in 2025 dan de BSN-nummers doorgeeft! Indien je klant bent van ons hoef je hier niet over na te denken; dit regelen wij!

Stap 3: De WBSO administratie inrichten

Voor het project zul je S&O-administratie moeten bijhouden als je de subsidie wilt ontvangen. Kies je initieel bij de WBSO aanvraag voor werkelijke kosten en uitgaven dien je deze uiteraard te moeten bijhouden. Als je kiest voor het forfaitaire bedrag hoeft dit niet. Wel moet je in ieder geval de aard, inhoud, voortgang en omvang van het project inzichtelijk maken. Hoe je dit het meest efficiënt kunt doen hoor je uiteraard van ons.

Stap 4: Controle door het RVO

Na ontvangst gaat het RVO bepalen of de WBSO aanvraag juist en volledig is ingevuld. Als dat het geval is krijgen wij een bevestiging dat ze inhoudelijk naar de aanvraag gaan kijken. Als de aanvraag niet volledig is krijg je maar eenmalig de kans om de aanvullende informatie te verstrekken. Als deze gegevens niet tijdig bij hen terecht komen, zal de aanvraag niet in behandeling genomen worden. Maar geen paniek; wij als intermediair zullen er zorg voor dragen dat het gewoon de eerste keer goed gaat.

Stap 5: Inhoudelijke controle

Het RVO gaat controleren of jouw WBSO aanvraag haalbaar is. Het zal daarnaast getoetst worden aan de hand van relevante wet- en regelgeving. Mocht er nog wat onduidelijk zijn kunnen ze om extra info vragen. Ook kunnen ze openbare bronnen raadplegen zoals je LinkedIn,  website of google om het kennis- en kundeniveau te beoordelen. Middels die informatie zullen ze tot een beslissing komen. Zoals je ziet kunnen heel veel factoren je aanvraag beïnvloeden, wij als intermediair zijn dus in veel gevallen echt geen overbodige luxe.

Het RVO houdt een wettelijke termijn aan van 3 kalendermaanden om tot een beslissing te komen. Wij kunnen echter als intermediair dit proces vaak versnellen door onze uitgebreide ervaring. Het overgrote deel van onze klanten ontvangt de subsidie; afwijzingen krijgen we zelden. Geen zorgen, mocht de WBSO aanvraag wel afgewezen worden, betaal je ons niets; we werken op basis van no cure, no pay. We gaan dan gewoon samen kijken welke projecten wel subsidiabel (kunnen) zijn.

Stap 6: Verrekening

Gefeliciteerd! Je WBSO aanvraag is nu goedgekeurd. Je verrekent de S&O afdrachtsvermindering nu in je aangifte loonheffingen. Als je zelfstandige ben en je realiseert minimaal 500 uur, kun je de S&O-aftrek opnemen in je aangifte inkomstenbelasting. Voor meer info over hoe je jouw WBSO subsidie verrekend lees onze blog: WBSO subsidie verekenen zo werkt het

Stap 7: Realisatie

Na het projectjaar dien je binnen 3 maanden je gerealiseerde uren in. Ben je klant van ons? Dan doen wij dat uiteraard voor jullie. Als je zelfstandige bent doe je alleen een mededeling indien je minder dan 500 uur hebt gemaakt.

Stap 8: Eventuele controle

De mogelijkheid bestaat dat het RVO een controlebezoek doet. Ze kunnen langsgaan bij je onderneming, of ze willen je administratie inzien. Dit bezoek wordt altijd aangekondigd. In dit geval bezoeken wij van tevoren onze klanten en doen een proef-controle. Mocht er nog het een en ander niet helemaal duidelijk zijn, zullen wij dit constateren en helpen wij jullie dit alsnog op orde te maken.